Proměnili jsme web Českých akademických her v digitální zázemí celé akce

České akademické hry každoročně propojují akademická mistrovství v desítkách sportovních disciplín. Organizaci si každý rok přebírá některá z českých vysokých škol, která koordinuje účastníky, sportoviště, ubytování, výsledky i komunikaci. 

→ Výchozí výzva:

Když jsme v roce 2019 vstoupili do příprav Českých akademických her společně s VUT, každá pořádající škola si web i registrace zajišťovala sama. Organizátoři řešili řadu procesů ručně a informace spravovali v různých tabulkách a nástrojích. 

Naším cílem bylo vybudovat digitální prostředí, které zjednoduší přípravy akce, omezí chybovost a poskytne organizátorům, školám i účastníkům přesně ty informace, které potřebují. 

→ Hlavní zjištění:

Během sedmi let spolupráce jsme zjistili, že největší přínos přinese propojení všech dat na jedno místo. Informace z registrací totiž ovlivňují startovní listiny i ubytování, stravování, kapacity sportovišť, komunikaci nebo výsledky.

Pro ročník 2026 jsme proto systém výrazně přepracovali a navrhli:

• Přehlednější řízení celé akce: Agendy jednotlivých rolí jsme propojili v jednom systému, přitom každý uživatel vidí pouze údaje, které potřebuje. Organizátoři díky aktuálním datům lépe plánují příjezdy, ubytování, občerstvení, vybavení i průběh soutěží.
• Větší kontrolu pro školy a účastníky:
  Sportovci a trenéři nově sami spravují své údaje, zatímco školy je následně kontrolují a schvalují. Každý účastník má zároveň na jednom místě přehled registrací, disciplín, ubytování, organizačních pokynů i výsledků.

→ Řešení a dopad:

• Sportovci a trenéři se nově registrují sami. Školy jejich přihlášky následně schválí. Omezili jsme tak zdlouhavé přepisování údajů a výrazně snížili chybovost.
• Organizátoři pracují s aktuálními daty v jednom systému. Podle nich se automaticky páruje ubytování, stravování, kapacity sportovišť, itineráře i digitální check-in.
• Systém automaticky zpracovává výsledky a bodování škol. Vedoucí jednotlivých sportů zadávají údaje přímo do administrace a výsledky se ihned zobrazí na webu.

V sekci Moje ČAH najdou účastníci své disciplíny, ubytování, organizační informace i výsledky. Z původního webu jsme tak postupně vytvořili komplexní digitální zázemí, které zjednodušuje přípravu i průběh celé akce.